店舗を運営していると、「なぜかすぐに在庫不足になってしまう」「注文を見越して仕入れたものの過剰在庫になってしまった」など、商品の在庫について悩む方も多いと思います。
在庫切れや過剰在庫が頻繁に起きるのは、在庫管理が適切にできていないからかもしれません。
この記事では、在庫管理の重要性とおおまかな流れ、在庫管理を成功させるコツなどを紹介していきます。
在庫をうまくコントロールできなくて困っているのだけど、どうしたらいいんだろう？
在庫管理ができていないと、品不足や過剰在庫が発生しやすくなります。今回は、在庫管理の重要性やおおまかな手順について学んでいきましょう。
在庫管理とは？目的や意味についても紹介
そもそも在庫管理の「在庫」とは、販売用の商品だけではありません。
在庫管理の対象となる在庫は、将来的に現金化される可能性のあるもの全てを指します。
小売業や卸売業なら商品だけですが、製造業（メーカー）なら完成品の商品だけでなく商品の原材料や半製品・仕掛品（製造途中のもの）も在庫に入るのです。
そして、在庫管理とは単に在庫を保管するだけでなく、「在庫が必要なときに必要な量だけ供給できるよう、管理すること」をいいます。
そのため、在庫を抱えすぎたり少なすぎたり、在庫の量が適切でも必要なときに使えない状態などは、きちんと在庫管理ができていないということになります。
在庫管理をする目的や意味は
在庫管理を行う最も大きな理由は、余分なコストをかけずに済むようになるからです。
メリットの章でも解説しますが、過剰な在庫は仕入れ費用がかさむだけでなく、保管するのにもそれなりのコストがかかります。
在庫に関して余分なコストがかかってしまうと、企業のキャッシュフロー（事業内でのお金の流れ）が悪化してしまいます。
在庫管理にコストをかけ過ぎず必要なときに必要な資金があることによって、企業の事業活動をより円滑に行うことができるのです。
適切な在庫管理は、健全に事業を運営するのに必要なことといえるでしょう。
商品管理との違いは
一般的に「在庫管理」と「商品管理」は同じ意味合いでとらえられることが多いですが、業種によって意味を分けて使われることもあります。
分けて使われる場合、商品管理という言葉は、上記で説明した在庫管理を含め、仕入れから販売にいたるまでの商品のすべての流れを管理するといった広い意味で使われていることが多いです。
倉庫管理との違い
在庫管理と倉庫管理は同じ意味の言葉のように思いますが、実は違いがあります。
倉庫管理は、倉庫内全般を管理して業務効率化を図ることです。倉庫内の設備や人員配置のほか、倉庫内の在庫の管理も倉庫管理の対象になります。
倉庫内の在庫も管理するため、在庫管理と管理する部分が重なりますが、倉庫管理はあくまで倉庫内の在庫のみで、倉庫外の在庫は管理しません。
一方の在庫管理は、先ほどお伝えしたように全ての在庫を適切にコントロールすることです。
倉庫管理は倉庫の最適化、在庫管理は在庫の最適化を目的としている点が異なります。
在庫管理の重要性とメリット
在庫を適切に管理することは、なぜそこまで重要なのでしょうか。
在庫管理を行うメリットをご紹介します。
業務を効率化し生産性をアップする
もし在庫を何のルールも無く倉庫内に適当に置いてしまうと、取り出す際に探すのに時間ばかりかかってしまいます。
そのため、在庫の適切な配置や入出庫作業の適正化など、在庫管理をきちんと行うことは大切です。
徹底して管理すれば必要な在庫を探す時間が短縮されたり、最短納期で納品できたりなど、生産性アップも期待できます。
倉庫の維持や破棄にかかるコストを減らせる
きちんと在庫管理をすることにより、過剰な在庫を抱えることを防ぎます。
不要な在庫がなくなればその分、倉庫のスペースの確保も必要なくなります。
在庫に見合ったスペースの倉庫に変更することで、倉庫の賃料を減らせるでしょう。
また、過剰在庫がなくなれば、在庫管理にかかる全体的なコストも減らせますし、余剰在庫の破棄費用などの削減にもつながります。
コストを適正化するためにも、在庫管理は有効です。
商品の品質劣化を防げる
特に食品の場合、在庫の賞味期限の確認などきちんと管理が行われないと、期限が切れているにもかかわらず長期間、倉庫に保管されて商品を破棄せざるを得なくなってしまいます。
また、空調が効かない倉庫など保管状況が悪いと在庫の品質が劣化してしまうこともあるでしょう。
在庫管理を適切に行うことは、このような長期保管や品質劣化を防ぐことにつながります。
販売機会の損失防止につながる
在庫管理とは、必要な時に必要な量を供給できるようにすることとお伝えしました。
逆の言い方をすれば在庫管理ができていないと、商品が必要な時に供給できず、販売機会の損失となってしまいます。
急に大量発注が来たとしても、どこにどれくらいあるのかを把握していなければ、「いつまでにいくつ販売できるのか」という問い合わせにも対応できず、確認している間に顧客は別のショップで購入してしまうかもしれません。
せっかくの販売チャンスを逃さないためにも、在庫管理を怠らないようにしましょう。
在庫の管理方法は2パターン
在庫管理のメリットをお伝えしてきましたが、具体的に在庫管理はどのようにして行うのでしょうか。
エクセルを利用して管理する方法、システムやツールを利用して管理する方法の主な2パターンについて説明します。
エクセルの在庫管理表で管理する
1つは、オフィスでよく利用されているエクセル（Excel）で管理表を作成し在庫管理する方法です。
エクセルの関数を利用すれば自動計算も対応できるため、すべての数値を手動で入力せずに済みます。
Webで検索すればテンプレートも多く出てきますので、在庫管理表を1から作成するのが難しい場合は、既存のテンプレートを活用するのがおすすめです。
なお、エクセルではない表計算ソフトでも管理表を作成して在庫管理ができます。
無料で利用できる表計算ソフトもあるので、操作しやすいかどうか試してから利用してみてくださいね。
エクセル在庫管理のメリット・デメリット
エクセルで在庫管理する場合のメリットは次のとおりです。
- 【メリット】
- ・手書きより効率的
- ・誰でも手軽に利用できる
- ・導入コストがかからないまたは低コストで済む
- ・データの受け渡しがしやすい
エクセルの関数を利用することで計算後の数字が自動で入力される部分もあるため、手書きよりも入力箇所を減らせますし、計算ミスも減らせます。
また、エクセルはすでに利用している企業も多いことから、特別な導入手続きやコストは不要で手軽に利用できるのも特徴です。
さらに、エクセルは広く使われているソフトのため、他社や自社内でのデータの受け渡しがしやすいでしょう。
一方、エクセルでの在庫管理には次のようなデメリットもあります。
- 【デメリット】
- ・ミスが起こりやすい
- ・属人化しやすい
エクセルなどの表計算ソフトを使った在庫管理のデメリットは、ミスが起こりやすいことです。
人の手によって入力されるものなので、どうしてもヒューマンエラーは防げず、入力する数値を間違えたり、管理していたシート自体を削除してしまったりということが起こり得ます。
そもそも更新自体を忘れてしまい、シート上ではあるはずの在庫が実は無くなっており注文を受注できない…といったトラブルに発展する可能性もあるので、ミスをしないような仕組み作りをしなければなりません。
また管理形態によっては、1人の担当者に管理が偏り属人化しやすい面もデメリットといえるでしょう。
在庫管理システムやツールを利用する
在庫管理の方法として、在庫管理に特化したツールやシステムを取り入れて管理する方法もあります。
在庫管理がしやすくなる、さまざまな機能が利用できるのが特徴です。
システムやツールによる在庫管理のメリット・デメリット
さまざまな企業が開発して提供している在庫管理システムやツールには、どのようなメリットがあるのでしょうか。
- 【メリット】
- ・在庫がリアルタイムで正確に把握できる
- ・ミス防止や業務効率化につながる
- ・在庫情報を共有しやすい
1つ目のメリットは、在庫状況をリアルタイムで把握できることです。
例えば商品バーコードと管理ツールが連携していれば、在庫変動をシステム上で管理できるので、そのときどきの正確な在庫状況を把握でき、適切な在庫管理が可能になります。
在庫の情報が自動で更新されるということは手動での入力が不要になるので、ヒューマンエラーによるミスも防げます。
人的なミスによるトラブルやそれに伴う事務処理も無くなるため、業務全体が効率化するでしょう。
ツールやシステムによっては、タブレットやスマートフォン端末から利用できるものもあり、在庫情報を共有しやすいのも特徴です。
一方、在庫管理システムやツールでの管理には以下のようなデメリットもあります。
- 【デメリット】
- ・利用するのにコストがかかる
- ・社内へ浸透させるのに時間がかかる
まず、どのパソコンにもインストールされていることの多いエクセルと比べて、在庫管理専用のシステムは導入にコストがかかります。
また、システムやツールの導入にともない、場合によっては周辺機器なども追加購入しなければならないこともあるでしょう。
デメリットは費用面だけではありません。
使い方を覚えなければならなかったり、エクセルよりも操作が複雑だったりすることから、新しいシステムの導入に抵抗を感じる人も多いでしょう。
そういった人に対して導入のメリットを伝えたり、導入研修を行ったり、さらにマニュアルやルール作成が必要になるかもしれません。
導入するために多大な労力が必要なことも、システムやツールを利用するデメリットといえます。
在庫管理のやり方とは？具体的に何をするか紹介
在庫管理の主な2つのツール（方法）についてお伝えしました。
では具体的にどのような流れで在庫管理をしていけば良いのでしょうか。
在庫管理にはさまざまなやり方がありますが今回はその中でも代表的な手法を取り上げつつ、おおまかな流れをご紹介します。
現状の在庫を把握・分析する
在庫管理を行う際にまず取り組みたいのが、在庫の現状の把握と分析です。
現時点で在庫がどのくらいあるかの在庫数を把握し、日々どのように変動しているか、回転率はどうか、どの商品の在庫が余りがちかなど、分析手法も使いながら在庫について多角的に情報を集めましょう。
在庫管理の分析手法として代表的なものがABC分析です。
ABC分析
ABC分析は、売上高や出荷量などの数値をもとに、念入りに管理しなければならない優先すべき在庫を決めて管理する方法です。
どの商品の販売に力を入れたら良いか、もしくは取り扱いを見直すべき商品はどれかなど在庫の見極めに役立ちます。
優先して管理すべき売れ筋の在庫を把握して適切な管理を行うことで、利益が出やすくなったり売上アップが期待できたりします。
適正な在庫量を定める
在庫が不足しておらず過剰でもない、適切な量の在庫を適正在庫といいます。
適正な在庫量が把握できていないと、商品を過剰に仕入れすぎて倉庫を圧迫したり、商品を仕入れなさすぎて注文に対応できなかったりなど、いずれにしろ販売に支障をきたしてしまいます。
そのため商品ごとに適正在庫を定めて、それに合わせて仕入れることが重要です。
適正在庫を把握する基本の計算式は、安全在庫＋サイクル在庫です。
安全在庫は、欠品させないために最小限持っておくべき在庫を表します。需要数や発注から納品までのスピードなどに左右されやすい数値です。
一方のサイクル在庫は、次の発注までの期間の半分の間に消費された在庫のことです。30日ごとに発注する場合であれば、15日までに消費された在庫がサイクル在庫になります。
必要最小限の在庫数に次の発注までのスパンを意識した在庫数を加算することで、適正在庫を把握します。
ほかにも、需要数をもとにした計算、在庫回転数などをもとにした計算など、適正在庫を求める計算方法はさまざまなあります。
自社の状況や商品の特性などに適した計算方法を選択し、適正在庫を把握することが大切です。
在庫の場所を管理する
いくら在庫の量を適切に保っていたとしても、どこに何の在庫を置くのかを決めておかないと、発送のためにピッキングする際に時間がかかっていまいます。
また、きちんと在庫の状態を把握してなかったために食品の場合は賞味期限が切れてしまうなど、品質の劣化も起こってしまうでしょう。
さらに、整理せずに適当に在庫を詰め込んでしまうと、倉庫内の収納スペースを最大限活用できません。
在庫の保管を適切に行わないとさまざまな問題が起こってしまうため、ルールを決めて管理することが必要です。
ロケーション管理
在庫の場所を管理する方法の1つに、ロケーション管理があります。
ロケーション管理とはエリアやゾーンなどで区分して、在庫の位置を適切に管理することです。
在庫の位置を固定する方法、状況に応じて在庫の位置を変える方法、両方を組み合わせる方法があります。
メリットは在庫をピッキングしやすくなり、作業効率が上がることです。
在庫の位置を変動させる管理手法を取り入れる場合は、在庫管理システムなどと連携させることでより効率的になります。
入出庫を管理する
入出庫管理とは、在庫を管理する倉庫などに、いつ・何が・どれくらい入庫されたか、あるいはいつ・何が・どれくらい出庫されたか、詳細を記録して管理できるように保存しておくことです。
入出庫管理によって、在庫を正確に把握できるようになるほか、棚卸業務や在庫の点検も効率よく行えるようになります。
先ほどもお伝えしたように入出庫管理の方法は2パターンです。
エクセルの在庫管理表で管理する方法と、在庫管理システムで管理する方法があります。
簡単な管理だけならエクセルでも可能かもしれませんが、在庫数が多かったり関わる人が多かったりする場合、ヒューマンエラーを防ぐためにも在庫管理システムを使ったほうが効率的でしょう。
在庫管理を成功させるコツ
在庫管理を始めたものの、うまくいかないこともあります。
ここでは、在庫管理を成功させるための2つのポイントを紹介します。
在庫管理のマニュアル・ルールを徹底する
例えば担当者によって在庫の保管場所が変わるなどやり方が異なると、結局は管理できていないことと同じになってしまいます。
そのため在庫管理に携わる従業員全員が同じルールのもと在庫管理ができるように、まずは運用ルールの決定とマニュアルの作成に取り組みましょう。
現場でしっかり実行されるように、できるだけ細部までルール化したり、誰でもわかりやすいシンプルなルールにしたりするのがおすすめです。
ルールを定めたら、月が替わるタイミングで改めて周知するなどルールをきちんと守ってもらうために働きかけましょう。
定期的に棚卸を行う
在庫の入出庫をシステムなどで管理していても、スキャン漏れなど何かしらのミスで実際の在庫と合わなくなってしまうこともあります。
データ上の在庫と実際の在庫に相違はないか確かめるには、定期的に実地棚卸を行い、実際の在庫数や在庫の状態を確認することが重要です。
実地棚卸はそのサイクルが短いほど、実際の在庫とのかい離が生じにくい傾向にあります。
棚卸にもさまざまな方法がありますので、自社に適した方法を選択して、できれば高い頻度で行うようにすると良いでしょう。
在庫管理の注意点は？
在庫管理は、システムを利用するにしても人の手が介入する作業なので、ヒューマンエラーが起こらないとも限りません。
システム任せにできないことが、在庫管理をする上での注意点といえるでしょう。
できるだけミスなく在庫管理が適切に行われるためにはまず、現場スタッフ全員に在庫管理の重要性を理解してもらうことがポイントです。
関わるスタッフに在庫管理の大切さを学んでもらい、ルールややり方を決めて、社内で常に情報共有ができる状態にして、ミスが起こらない体制を構築します。
また、システムを導入したり、在庫管理のフローを見直したりするなど、人的ミスを最小限に抑えるための環境整備にも取り組むようにしましょう。
まとめ
在庫とは商品だけでなく、原材料など将来現金化されるすべてのものを指します。
きちんと在庫管理を行わないと保管のコストが掛かるだけでなく、販売機会の損失や商品劣化による破棄などのさまざまな問題を引き起こしてしまいます。
きちんと在庫管理を行うことで、ネットショップの売上アップにもつながるでしょう。
在庫について問題を抱えている場合は、在庫管理に問題はないか、今一度、フローや在庫管理のやり方を見直してみるのがおすすめです。
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