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  • 2017年2月3日 【初心者必見】ネットショップ運営に必要なメール・メルマガの定型文とテンプレートまとめ

【初心者必見】ネットショップ運営に必要なメール・メルマガの定型文とテンプレートまとめ

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ネットショップ運営においてお客様への接客にあたる重要なコミュニケーションである「メール」。特に商品購入後のやりとりは、お店のファンになるかどうかに関わる大切なポイントとなってきます。この記事では、必要最低限おさえておきたいメールの書き方や定型文など、日々の運営に役立つライティングのTIPSをまとめてご紹介します。

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目次

1.ネットショップ運営に必要なメールの種類
2.メールを作るときに気をつけるポイント
3.必要最低限用意しておくとよい定型文
4.質問回答・メールマガジンのフォーマット
5.メール作成に役立つ便利なツール・サイト

 

  

1.ネットショップ運営に必要なメールの種類

必要最低限用意しておくとよい定型文

以下は開店前に準備しておくと便利な要素になります。

【基本のフォーマット】

▪️ 共通のフッター
▪️ 冒頭と終わりのあいさつ
▪️ 装飾ライン

【自動配信メール】

▪️ 注文確認・・・注文完了後に自動で受け付けたことをお客さまへ伝えるメール
▪️ 受注承認・・・注文内容を店長さんが確認した後、受注を承ったことをお客さまへ伝えるメール
▪️ 入金確認・・・入金が完了したことをお客さまへ伝えるメール
▪️ 発送完了・・・商品の発送が完了したことをお客さまへ伝えるメール
▪️ フォローメール・・・商品発送後、任意の日時に使い心地などを伺うメール

用意しておくと便利な定型文

以下はお問い合わせが想定される内容・メールマガジン登録者へのご案内など、ショップごとにケースの異なる内容になります。

よくある質問に対する回答

【購入前】

▪️ 入荷・在庫状況について
▪️ 商品の状態やサイズについて
▪️ 海外発送について
▪️ 送料について
▪️ 配送時間の設定について

【購入後】

▪️ 入金の催促
▪️ 相手の間違いを指摘
▪️ 間違った商品が届いてしまった場合
▪️ 配送状況の確認
▪️ 決済の変更・キャンセル
▪️ 購入内容の変更・キャンセル
▪️ ご要望(すぐに承る場合)
▪️ ご要望(すぐに反映が難しい場合)
▪️ 取材依頼等の快諾
▪️ 取材依頼等のお断り

ニュースのご案内(メールマガジン)

▪️ 新商品の追加
▪️ 再入荷のおしらせ
▪️ 入荷遅延・お詫び
▪️ セールのおしらせ
▪️ 定休日のおしらせ
▪️ 臨時休業のおしらせ

 
これらの文面を事前に用意しておくと、お客様とのコミュニケーションで困ることやつまずくことがぐんと減るでしょう。

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2.メールを作るときに気をつけるポイント

接客におけるWebライティングの基本は「わかりやすさ」「簡潔さ」「やさしさ」。複雑で堅苦しい文章はとっつきづらい印象を与えてしまいます。 一般的なメール文を書く際に気をつけるべきポイントは以下の5つです。

▪️ フォーマットをつくる。
冒頭のあいさつ・締めのあいさつ・フッター(ショップの情報)や装飾線・文言表記(数字の書き方・漢字ひらがな)などあらかじめルールを決めて、全体での統一感をだしましょう。

▪️ 1文を短くする。
1つの文は30〜40文字以内におさめると読みやすくなります。

▪️ 改行をいれすぎない。
PCで見たとき読みやすくてもスマートフォンで読みづらくなる可能性があります。

▪️ 漢字を多用しすぎない。
「下さい」「有難う」「頂きます」「良い」「事」といった漢字をひらがなにするだけでぐっと読みやすくなります。漢字で書ける語句をひらがなで書くことを「ひらく」と言いますが、できるだけひらがなを使うことで親しみやすい印象を与えることが可能です。

▪️ 機種に依存しない文字を使う。
機種依存文字や絵文字は使用している特定の端末によっては見えない場合があります。重要なおしらせの場合、できるだけ利用を避けましょう。


 

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3.必要最低限用意しておくとよい定型文

カラーミーショップ管理画面にある以下の4つのメールの例文をご用意しました。
▪️ 注文確認・・・注文完了後に自動で受け付けたことをお客さまへ伝えるメール
▪️ 受注承認・・・注文内容を店長さんが確認した後、受注を承ったことをお客さまへ伝えるメール
▪️ 入金確認・・・入金が完了したことをお客さまへ伝えるメール
▪️ 発送完了・・・商品の発送が完了したことをお客さまへ伝えるメール
▪️ フォローメール・・・商品発送後、任意の日時に使い心地などを伺うメール
 
「ショップ名」や「XXXX」の部分を各ショップの情報に置き換えてご利用ください。
 
【自動メールの設定のしかた】
1.カラーミーショップの管理画面「ショップ作成」より「メール」を選択
2.「メール内容設定」より各メールを選択し「修正」より内容を変更ください。

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全メール共通

▼メールフッター例


-------------------------
 
ショップ名
〒郵便番号
住所:
 
ショップURL:http://ショップのURL
メール:info@XXXXXXX
電話番号: XXXXXXXXXXXXX
 
※ 定休日は、です。メール返信や発送が遅れる場合がございますのであらかじめご了承ください。
 
-------------------------

ご注文確認メール

管理画面「ショップ作成」 > 「メール」 > 「メール内容設定」 > 「注文確認(自動送信)」にて設定できます。

▼タイトル例

注文が完了いたしました【XXXXショップ】

▼メールヘッダー例

XXXXX 様 
このたびは「XXXXショップ」でお買い物いただき、誠にありがとうございます。
このメールは商品購入後、自動で配信されるメールとなります。
 
以下の購入内容に誤りなどありましたら、お手数ですがお問い合わせください。
 

受注承認メール

管理画面「ショップ作成」 > 「メール」 > 「メール内容設定」 > 「受注」にて設定できます。

▼タイトル例

ご注文を承りました【XXXXショップ】

▼メールヘッダー例

XXXXX 様 
このたびは「XXXXショップ」でお買い物いただき、誠にありがとうございます。
こちらのメールをもって、ご注文を承りました。
以下の入金方法と注文内容についてご確認ください。 
【クレジットカード決済 を選択いただいた方へ】
決済手続きの確認後、入金確認メールをお送りいたします。今しばらくお待ちください。
 
【代引き を選択いただいた方へ】
そのまま発送準備に入ります。発送をおしらせするメールを後日お送りしますので、もうしばらくお待ちください。
 
【振込 を選択いただいた方へ】
購入いただいた商品のお振込み先についてご案内いたします。
お買い上げ総合計金額を、以下の振込先へご入金ください。
ーーーーー
店番:XXXXX
預金種類:XXXXXX
口座番号:XXXXXX
口座名義:XXXXXX
ーーーーー
ご入金が確認でき次第、順次発送いたします。
 
引き続き「XXXXショップ」をどうぞよろしくお願いします。
 

入金確認メール(お支払い完了メール)

管理画面「ショップ作成」 > 「メール」 > 「メール内容設定」 > 「入金」にて設定できます。

▼タイトル例

ご入金を確認いたしました【XXXXショップ】

▼メールヘッダー例

XXXXX 様 
このたびは「XXXXショップ」でお買い物いただき、誠にありがとうございます。
こちらのメールをもって、ご入金を確認いたしました。
日時指定のお客様は指定日にお送りいたします。
商品の到着まで、今しばらくお待ちください。
 
引き続き「XXXXショップ」をどうぞよろしくお願いします。

発送完了メール

管理画面「ショップ作成」 > 「メール」 > 「メール内容設定」 > 「発送」にて設定できます。

▼タイトル例

商品を発送いたしました【XXXXショップ】

▼本文例


XXXXX 様 
このたびは「XXXXショップ」でお買い物いただき、誠にありがとうございます。
本日、ご注文いただいた商品を発送いたしました。
商品の到着まで、今しばらくお待ちください。
 
この度は当店をご利用いただき、ありがとうございました。
またのご利用を、心よりお待ちしております!

フォローメール

管理画面「ショップ作成」 > 「メール」 > 「メール内容設定」 > 「フォローメール」にて設定できます。

「フォローメール」とは?

フォローメールは日時や配信対象を指定して、一度購入されたお客様へメールを送ることができる便利な機能です。

主に設定できるのは以下の項目になります。
▪️ 配信日時設定
▪️ メール文章登録設定
▪️ 会員やリピーターかどうかなどの配信区分設定
▪️ 注文内容の表示/非表示設定
▪️ 顧客の所有ポイントを自動算出してメールに記載
 
フォローメールの活用方法についてはこちらの記事でも詳細をご案内しています。ぜひお読みください。

▼タイトル例

商品についてご意見・感想はございませんか?【XXXXショップ】

▼本文例


XXXXX 様 
このたびは「XXXXショップ」でお買い物いただき、誠にありがとうございます。
先日お送りした商品は、いかがだったでしょうか?
何か気になる点や感想などありましたら、ぜひお聞かせください。
【ご意見・感想はこちら】
https://〜〜〜〜〜
 
あわせてぜひ「レビュー」もご記入ください!
【レビューはこちら】
https://〜〜〜〜〜
 
【最新商品のご案内】
〜〜〜な〜〜〜〜が登場! 「商品名」
https://〜〜〜〜〜
人気の商品が再入荷。春先に使える一押しアイテムです。
 
この度は当店をご利用いただき、ありがとうございました。
またのご利用を、心よりお待ちしております!

 

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4.質問回答・メールマガジンのフォーマット

お客様からの質問への回答メールやメールマガジンは、近いジャンルや商品を取り扱うネットショップを参考に、カスタマイズしてみましょう。

質問回答用フォーマット

▼タイトル例

〜〜〜についてのご回答です【XXXXショップ】

▼本文例


XXXXX 様 
ご連絡ありがとうございます。XXXXショップのXXXXXでございます。
〜〜〜〜〜〜について、ご質問いただきありがとうございます。
以下に、回答させていただきます。
 
ーーーーーーー
 
 
ーーーーーーー
 
以上が回答になります。
このほか何か気になる点や感想などありましたら、ぜひお聞かせください。
 
今後とも、どうぞよろしくお願いします。

  

4.質問回答・メールマガジンのフォーマット

メールマガジン用フォーマット

▼タイトル例

〜〜〜のおしらせ【XXXXショップ】

▼本文例


《XXXXショップより最新情報》
こんにちは! 店長・XXXXです。
 
まだまだ寒い日が続きますが、みなさんいかがおすごしでしょうか。
今日は身も心もあたたまるXXXXXなどをご紹介します!
 
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【トピックス】
1.
2.
3.
 
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1.〜〜〜な人におすすめ!
X月X日発売の最新アイテム「~~~~~~~~~~~~~~~」
 
〜〜〜〜な人におすすめの新作バッグのご紹介です。
XXXXが入るくらいのサイズで、普段使いにもオフィスでも大活躍。
素材はXXXXXで、しっとりなめらか。
〜〜〜〜とコーディネートするのがおすすめです◎
 
▼商品詳細はこちら
https://~~~~~~~~~
 
-----------
いかがでしたか。
今後とも、どうぞよろしくお願いします。

メールマガジンなどで使える装飾

装飾線などを使うときは、スマートフォンで見たときに不自然にならないか注意しましょう。
\ 注目! /
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━ 2017.2.14 ━━━━━━━━
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5.メール作成に役立つ便利なツール・サイト

メール文面を作る際には、ブラウザで使えるツールやサイトを上手に活用してみましょう。

▪️ 「Window Resizer
スマートフォンなどでメールやサイトがどのように見えているかチェックする際に便利なツールです。
▪️ 「Microsoft Office Word
表記ゆれのチェックをボタン一つでチェック可能です。
▪️ 「num Moji
ブラウザ上で文字数を数えてくれるツール
▪️ 「機種依存文字チェッカー
ブラウザ上で互換性のない文字が入っていないか判別してくれるツール

  

いかがでしたか。メールは、ネットショップにおける大切なコミュニケーション。お客様ひとりひとりへていねいな接客をするように、ひとつひとつの文にこだわりと気づかいをもって文面をつくってみましょう。
ネットショップの開業や運営にまつわるこちらの記事も、ぜひあわせてお読みくださいね。

▪️ 【初心者必見】ネットショップ開業準備まとめ 制作から集客方法まで 9つのポイント
▪️ ネットショップ開店準備に! 商品の仕入れ方法・仕入れサービスを教えます
 

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